Tällä sivulla kuvataan yhteentoimivuusmenetelmän mukainen tapa määritellä ja kuvata koodistoja Koodistot-työkalulla, kun organisaatio haluaa julkaista koodistojaan myös muiden organisaatioiden tietoon ja hyödynnettäväksi.
Tämä sivusto ei kuvaa Koodistot-työkalun käyttöä, vaan sen käyttöohje on oma dokumenttinsa.
Tässä dokumentissa on kuvattu myös periaatteet, joilla tuleva "ydinkoodistoryhmä" on osallistuu koodistojen hyväksymiseen. Myöhemmin perustettavan ydinkoodistoryhmän on tarkoitus toimia samalla periaatteella kuin Ydinsanastoryhmä sanastojen ja Käsitemallityöryhmä tietomallien kansallisen tason määrittelytyössä.
Alla koodistomäärittelyjen kuvausprosessi kokonaisuudessaan
Huom. Selkeyden vuoksi tässä vuokaaviokuvauksessa ei ole mukana koodiston hylkäämistä eikä prosessin keskeytymistä tai päättymistä. (Sisällöntuottaja voi tarvittaessa keskeyttää prosessin missä vaiheessa tahansa.)
Mikäli organisaatio haluaa tuoda koodistonsa Yhteentoimivuusalustalle, mutta ei vielä ole rekisteröitynyt sisällöntuottajaksi eli Yhteentoimivuusalustan käyttäjäksi, on sen ensimmäiseksi haettava alustan käyttöoikeutta VRK:n Yhteentoimivuusalustan tuelta.
Yhteentoimivuusalustan tuki antaa uudelle sisällöntuottajaorganisaatiolle ohjeistuksen Yhteentoimivuusalustan periaatteista ja yhteistyömallista (hyväksymiskäytännöt yms.)
Tämän jälkeen Yhteentoimivuusalustan tuki antaa käyttöoikeudet sisällöntuottajaorganisaation pääkäyttäjälle, joka puolestaan antaa käyttöoikeuksia oman organisaationsa muille käyttäjille.
Käyttöoikeudet saatuaan sisällöntuottajaorganisaatio pääsee tuottamaan sisältöjä Koodistot-työkalulla, mutta myös muilla Yhteentoimivuusalustan työkaluilla (Tietomallit ja Sanastot).
Yleensä sisällöntuottajilla on jo valmis koodisto, joka halutaan tuoda Koodistot-työkaluun, mutta koodistoon ehkä halutaan tehdä muokkauksia ja täydennyksiä ennen kuin se julkaistaan Yhteentoimivuusalustalla. Tai usean organisaation yhteenliittymä voi haluta yhdenmukaistaa (harmonisoida) aineistojaan ennen kuin niitä tuodaan Koodistot-työkaluun. Tässä tapauksessa koodistojen sisällön määrittelyyn voidaan tarvita apua ennen kuin koodistot teknisesti viedään ja tallennetaan Koodistot-työkaluun. Tai valmista koodistoa ei ehkä vielä ole, vaan Koodistot-työkalua halutaan käyttää koodiston luonnosten jakelun ja kommentoinnin apuna.
Mikäli sisällöntuottajaorganisaatiolla ei ole kokemusta koodistojen määrittelystä tai Koodistot-työkalun käytöstä, sen kannattaa ottaa yhteyttä ja pyytää apua VRK:n Yhteentoimivuusalustan tuelta.
Vuonna 2018 VRK järjestää Yhteentoimivuusalustan ja sen työvälineiden käytöstä koulutusta ja tukee käyttäjiä alustan käytössä, erityisesti teknisissä ongelmissa. Tarvittaessa Yhteentoimivuusalustan tuki auttaa sisällöntuottajaa löytämään koodistomäärittelyjen osaajia (mm. kuvaa, minkä tyyppistä osaamista näiltä edellytetään).
Kun sisällöntuottajaorganisaatiolla on koodistojen määrittelyn asiantuntija käytettävissään, varsinainen määrittelytyö alkaa aihealueen eli substanssin asiantuntijoiden nimeämisellä. Nämä asiantuntijat kootaan yhteiseen määrittelysessioon, joissa yhdessä kuvataan koodiston ja siihen kuuluvien koodien ominaisuudet. Määrittelysessioita pidetään tarvittaessa useampikin, eli niin monta kuin tarvitaan koodiston ja siihen sisältyvien koodi(arvoj)en tuottamiseen.
Tarvittaessa myös VRK:n asiantuntijoita voi sisällöntuottajien itsensä lisäksi osallistua mallinnussessioon. On tärkeää varmistaa määrittelyjen yhdenmukaisuus aiempien koodistojen kanssa ja Yhteentoimivuusalustan tietojen uudelleenkäyttöperiaatteen mukaisesti. Laajoja koodistoja määriteltäessä on aiheellista sopia välitarkistuspisteitä asiantuntijoiden kanssa, jotta voidaan varmistaa työn eteneminen sovittujen periaatteiden mukaisesti.
Yhteentoimivuusmenetelmän mukaisessa määrittelytyössä pyritään hyödyntämään (uudelleenkäyttämään) aiemmin määriteltyjä koodistoja mahdollisimman paljon. Näin samoja tietomäärityksiä ei tarvitse tehdä moneen kertaan, vaan voidaan tehdä viittauksia jo aiemmin tehtyihin koodistoihin. Ensimmäinen vaihe siis on tarkistaa, onko jossain jo aiemmin tehty omaan käyttötarpeeseen sopiva koodisto ja hyödyntää sitä sellaisenaan.
Mikäli mikään aiempi koodisto ei sovellu sisällöntuottajan tarpeisiin, tuotetaan uusi koodisto tai koodiston versio tai variantti.
Seuraavassa luvussa kuvataan prosessi yksittäisen koodin määrittelemiseksi. Prosessia toistetaan, kunnes kaikki halutut koodit on kuvattu, jolloin ne yhdessä muodostavat koodiston.
Yksittäisenkin koodin muuttaminen valmiista koodistosta merkitsee, että koodistosta syntyy uusi variantti. Tässä luvussa kuvataan yksittäisen koodin määrittelyprosessi. Kun kaikki koodien määrittelyt on tehty, ne kootaan yhteen koodistoksi, joka lähetetään oman tietoalueen koodistoryhmän käsittelyyn (luku 6).
Koodin määrittelyssä toistuvat seuraavat vaiheet:
Koko julkishallinnon yhteinen ydinkoodistotyöryhmä YKR koordinoi kokonaisuutta ja käy läpi sille hyväksyttäväksi toimitetut koodistoehdotukset.