...
Tässä dokumentissa on kuvattu myös periaatteet, joilla tietoalueet osallistuvat koodistomäärittelyjen hyväksymiseen. Mikäli tietoaluetta ei vielä ole perustettu/tietoalueen koodistotyöryhmä ei vielä ole toiminnassa, näiden koodistojen arvioinnin ja hyväksynnän hoitaa vuoden 2018 aikana VRK:n Yhteentoimivuusalustan tuki. tuleva "ydinkoodistoryhmä" osallistuisi koodistomäärittelyjen hyväksymiseen. Ydinkoodistoryhmän on ajateltiu toimivan samalla periaatteella kuin Ydinsanastoryhmä sanastojen ja Käsitemallityöryhmä tietomallien määrittelyssä.
Alla koodistomäärittelyjen kuvausprosessi kokonaisuudessaan
...
Mikäli organisaatio haluaa tuoda koodistonsa Yhteentoimivuusalustalle, mutta ei vielä ole rekisteröitynyt sisällöntuottajaksi eli Yhteentoimivuusalustan käyttäjäksi, on sen ensimmäiseksi haettava alustan käyttöoikeutta VRK:lta eli Yhteentoimivuusalustan tuelta.
VRK Yhteentoimivuusalustan tuki antaa uudelle sisällöntuottajaorganisaatiolle ohjeistuksen Yhteentoimivuusalustan periaatteista ja yhteistyömallista (mm. tietoalueiden rooli kokonaisuudessa, hyväksymiskäytännöt yms.)
Tämän jälkeen VRK Yhteentoimivuusalustan tuki antaa käyttöoikeudet sisällöntuottajaorganisaation pääkäyttäjälle, joka puolestaan antaa käyttöoikeuksia oman organisaationsa muille käyttäjille.
Käyttöoikeudet saatuaan sisällöntuottajaorganisaatio pääsee tuottamaan sisältöjä Koodistot-työkalulla, mutta myös muilla Yhteentoimivuusalustan työkaluilla (Tietomallit ja Sanastot).
3 Koodistojen määrittelyosaamisen hankkiminen
Yleensä sisällöntuottajilla on jo valmis koodisto, joka halutaan tuoda Koodistot-työkaluun, mutta koodistoon ehkä halutaan tehdä muokkauksia ja täydennyksiä ennen kuin se julkaistaan Yhteentoimivuusalustalla. Tai usean organisaation yhteenliittymä voi haluta yhdenmukaistaa (harmonisoida) aineistojaan ennen kuin niitä tuodaan Koodistot-työkaluun. Tässä tapauksessa koodistojen sisällön määrittelyyn voidaan tarvita apua ennen kuin koodistot teknisesti siirretään Koodistot-työkaluun. Tai ehkä koodistoja ei vielä ole valmiina, mutta Koodistot-työkalua halutaan käyttää koodiston luonnosten jakelun ja kommentoinnin apuna.
Mikäli sisällöntuottajaorganisaatiolla ei ole kokemusta Koodistot-työkalun käytöstä, sen kannattaa ottaa yhteyttä VRK:n YTI-tiimiin ja pyytää tukea n Yhteentoimivuusalustan tukeen ja pyytää apua koodistojen määrittelyyn.
Vuonna 2018 VRK :n YTI-tiimi järjestää Yhteentoimivuusalustan ja sen työvälineiden käytöstä koulutusta ja tukee käyttäjiä alustan käytössä, erityisesti teknisissä ongelmissa. Se myös koordinoi Yhteentoimivuusalustan soveltamista eri tietoalueilla ja tukee niiden välistä yhteistyötä. Tarvittaessa YTI-tiimi auttaa Tarvittaessa Yhteentoimivuusalustan tuki auttaa sisällöntuottajaa löytämään sopivia koodistomäärittelyjen osaajia (mm. kuvaa, minkä tyyppistä osaamista näiltä edellytetään).Eri tietoalueille on nimetty koodistotyöryhmiä (intressiryhmiä), joiden tehtävänä on tukea oman aihealueensa koodistojen määrittelyä, koodistojen hallinnointia (mm. versiointi) ja oman tietoalueensa organisaatioiden yhteistyötä.
- Käynnistysvaiheessa vuonna 2018 YTI-tiimi järjestää tukea itse koodistojen määrittelyyn, mutta jatkossa opastus ja tuki siirtyy enemmän tietoalueiden vastuulle.
Tarvittaessa YTI-tiimi ottaa yhteyttä asianomaiseen koodistotyöryhmään, jonka tehtävänä on tarjota apua omaan tietoalueeseensa kuuluville toimijoille. Tällaisen koodistotyöryhmän tehtävänä on pitää huolta siitä, että eri toimijat tuottavat tietoalueelle yhdenmukaisia kuvauksia yhteentoimivuusmenetelmän ja koodistojen määrittelyperiaatteiden mukaisesti.
...
.
4 Koodistomäärittelyjen käynnistäminen
Kun sisällöntuottajaorganisaatiolla on koodistojen määrittelyn asiantuntija käytettävissään, varsinainen määrittelytyö alkaa aihealueen eli substanssin asiantuntijoiden nimeämisellä. Nämä asiantuntijat kootaan yhteiseen määrittelysessioon, joissa yhdessä kuvataan koodiston ja siihen kuuluvien koodien ominaisuudet. Määrittelysessioita pidetään tarvittaessa useampikin, eli niin monta kuin tarvitaan koodiston ja siihen sisältyvien koodi(arvoj)en tuottamiseen.
Tarvittaessa myös YTI-tiimin ja tietoalueen koodistotyöryhmän VRK:n asiantuntijoita voi osallistua mallinnussessioon, sisällöntuottajaorganisaation sisällöntuottajien itsensä lisäksi. On tärkeää varmistaa määrittelytyön määrittelyjen yhdenmukaisuus tietoalueen aiempien koodistojen ja koodistojen määrittelyn periaatteiden kanssa. Laajoja koodistoja määriteltäessä on aiheellista sopia välitarkistuspisteitä tietoalueen asiantuntijoiden kanssa, jotta voidaan varmistaa työn eteneminen sovittujen periaatteiden mukaisesti.
Yhteentoimivuusmenetelmän mukaisessa määrittelytyössä pyritään hyödyntämään (uudelleenkäyttämään) aiemmin määriteltyjä koodistoja mahdollisimman paljon. Näin samoja tietomäärityksiä ei tarvitse tehdä moneen kertaan, vaan voidaan tehdä viittauksia jo aiemmin tehtyihin koodistoihin. Ensimmäinen vaihe siis on tarkistaa, onko jossain jo aiemmin tehty omaan käyttötarpeeseen sopiva koodisto ja hyödyntää sitä sellaisenaan.
- Mikäli täsmälleen omaan tarpeeseen sopivaa koodistoa ei löydy, tarkistetaan, voidaanko jo olemassa olevasta koodistosta hyödyntää jotain osuutta, jolloin tarvitsee määritellä vain siitä puuttuvat osuudet. Tällöin siis tuotetaan olemassaolevasta koodistosta uusi variantti. Koodistojen osalta on muistettava, että yksikin muutos tekee koodistosta variantin, jotta eri koodistojen eheys voidaan varmistaa. Vaikka jokin koodisto poistettaisiin aktiivisesta käytöstä - esimerkiksi koska tästä samasta koodistosta on tuotettu uusi versio - jätetään myös koodiston vanha versio referenssisyistä saataville. (Joskin sen tilakoodi muutetaan
Mikäli mikään aiempi koodisto ei sovellu sisällöntuottajan tarpeisiin, tuotetaan uusi koodisto.
Kun halutut koodit(/koodiarvot on määritelty seuraavassa luvussa kuvatulla tavalla, määritellyt koodit (1 - n kpl) kootaan yhteen koodistoksi, joka lähetetään tietoalueen koodistotyöryhmän . Yhteentoimivuusalustan tuki käy läpi tämän koodiston ja tarvittaessa lähettää sen Ydinkoodistoryhmän käsittelyyn -> katso alla luku 6
...
- Löytyykö koodin tietosisällön kuvaamiseen sopiva käsite jossain Sanastot-työkalun sanastossa?
- Mikäli sopiva käsite löytyy, se voidaan ottaa koodin määrittelyn pohjaksi.
Esimerkki: Julkisen hallinnon yhteisestä sanastosta löytyy käsite Äidinkieli, jonka määritelmä on seuraava: kieli, joka on merkitty väestötietojärjestelmään henkilön kieleksi. Lisäksi määritelmässä on huomautus: Yleiskielessä äidinkielellä tarkoitetaan kieltä, jonka henkilö on oppinut ensimmäisenä ja johon hän samaistaa itsensä.
Mikäli tämä Julkisen hallinnon yhteisen sanaston määritelmä sopii määrittelijöiden käyttötarkoitukseen, koodin kuvauksessa voidaan viitata tämän käsitteen määritelmään. - Mikäli sopivaa aiemmin määriteltyä käsitettä ei löydy, sisällöntuottaja määrittelee koodin itse ilman käsiteviittausta
- Mikäli sopiva käsite löytyy, se voidaan ottaa koodin määrittelyn pohjaksi.
- Täydennetään koodin kuvaus muilla tarvittavilla metatiedoilla (esimerkiksi viittaukset kansainvälisiin referenssikoodistoihin ym.).
- Kun kaikki koodimäärittelyt ovat valmiina, lähetetään niistä koostuva koodisto oman tietoalueen koodistotyöryhmän käsittelyyn (luku 6).
6
...
Ydinkoodistoryhmän (
...
Kunkin tietoalueen koodistotyöryhmän vastuulla on tarkastaa sille hyväksyttäväksi toimitetut koodistot.
...
- Mikäli koodisto on muodollisesti oikein laadittu -> siirry kohtaan TA-KTR-2
- Mikäli koodistossa on korjattavaa, se lähetetään takaisin laatijalleen korjausohjeiden kera, ja koodistotyöprosessi käynnistyy alusta - tosin sen läpivienti on nopeampaa kuin jos aloitettaisiin täysin alusta.
...
- Mikäli koodistomääriykset tietosisältönsä puolesta kelpaavat sellaisinaan, eikä niille todeta tarvetta sisällöntuottajaorganisaationsa ulkopuolella, ne voidaan hyväksyä organisaation sisäiseksi koodistoksi -> siirry kohtaan TA-KTR-6
- Mikäli koodistolla arvioidaan olevan käyttöä koko julkishallinnossa tai se vaikuttaa soveltuvan paremmin toiselle tietoalueelle, nämä määrittelyt lähetetään julkishallinnon KTR:n käsittelyyn -> siirry lukuun 7
...
- Tarvittaessa TA-KTR muokkaa koodistoa niin, että koodisto soveltuu paremmin koko tietoalueen käyttöön.
...
YKR) käsittely
Koko julkishallinnon yhteinen ydinkoodistotyöryhmä YKR
...
7 Julkishallinnon koodistotyöryhmän (KTR) käsittely
Koko julkishallinnon koodistotyöryhmä KTR koordinoi kokonaisuutta ja käy läpi sille hyväksyttäväksi toimitetut koodistoehdotukset.
...