Koodistot-työkalu: Yhteentoimivuusmenetelmän mukainen käyttö koodistomäärittelyjen tuottamiseksi

LUONNOS

1 Taustaksi

Tällä sivulla kuvataan yhteentoimivuusmenetelmän mukainen tapa toteuttaa koodistojen määrittelyjä ja kuvauksia Koodistot-työkalulla, kun organisaatiolla on tarve hyödyntää tai julkaista tietosisältöjään yli organisaatiorajojen.

Tämä sivusto ei kuvaa Koodistot-työkalun käyttöä, vaan sen käyttöohje on oma dokumenttinsa.

Tässä dokumentissa on kuvattu myös periaatteet, joilla tietoalueet osallistuvat koodistomäärittelyjen hyväksymiseen. Mikäli tietoaluetta ei vielä ole perustettu/tietoalueen koodistotyöryhmä ei vielä ole toiminnassa, sen vastuulla olevan koodistojen arvioinnin ja hyväksynnän hoitaa toistaiseksi YTI-tiimi. 

Alla koodistomäärittelyjen kuvausprosessi kokonaisuudessaan

Huom. Selkeyden vuoksi tässä vuokaaviokuvauksessa ei ole mukana koodiston hylkäämistä eikä prosessin keskeytymistä tai päättymistä. (Sisällöntuottaja voi tarvittaessa keskeyttää prosessin missä vaiheessa tahansa.)

2 Käyttöoikeudet

Mikäli organisaatio haluaa tuoda koodistonsa Yhteentoimivuusalustalle, mutta ei vielä ole rekisteröitynyt sisällöntuottajaksi eli Yhteentoimivuusalustan käyttäjäksi, on sen ensimmäiseksi haettava alustan käyttöoikeutta VRK:lta. 

VRK antaa uudelle sisällöntuottajaorganisaatiolle ohjeistuksen Yhteentoimivuusalustan periaatteista ja yhteistyömallista (mm. tietoalueiden rooli kokonaisuudessa, hyväksymiskäytännöt yms.)

Tämän jälkeen VRK antaa käyttöoikeudet sisällöntuottajaorganisaation pääkäyttäjälle, joka puolestaan antaa käyttöoikeuksia oman organisaationsa muille käyttäjille.

Käyttöoikeudet saatuaan sisällöntuottajaorganisaatio pääsee tuottamaan sisältöjä Koodistot-työkalulla, mutta myös muilla Yhteentoimivuusalustan työkaluilla (Tietomallit ja Sanastot).

3 Sanastotyön osaamisen hankkiminen

Mikäli sisällöntuottajaorganisaatiolla ei ole kokemusta Sanastot-työkalun käytöstä, sen kannattaa ottaa yhteyttä Osaamiskeskukseen ja pyytää tukea sanastotyöhän eli sanastojen määrittelyyn ja terminologiatyöhön.

Osaamiskeskus järjestää Yhteentoimivuusalustan ja sen työvälineiden käytöstä koulutusta ja tukee käyttäjiä alustan käytössä, erityisesti teknisissä ongelmissa. Se myös koordinoi Yhteentoimivuusalustan soveltamista eri tietoalueilla ja tukee niiden välistä yhteistyötä. Tarvittaessa Osaamiskeskus auttaa sisällöntuottajaa löytämään sopivia sanastotyön osaajia (mm. kuvaa, minkä tyyppistä osaamista näiltä edellytetään).

Eri tietoalueille on nimetty sanastotyöryhmiä (intressiryhmiä), joiden tehtävänä on tukea oman aihealueensa sanastomäärittelyjen tekemistä, sanastojen ylläpitoa ja oman tietoalueensa organisaatioiden yhteistyötä.

• Käynnistysvaiheessa vuonna 2018 osaamiskeskus järjestää tukea itse sanastotyön tekemiseen, mutta jatkossa sanastotyön opastus ja tuki siirtyy enemmän tietoalueiden vastuulle.

Tarvittaessa osaamiskeskus ottaa yhteyttä asianomaiseen sanastotyöryhmään, jonka tehtävänä on tarjota apua omaan tietoalueeseensa kuuluville toimijoille. Tällaisen sanastotyöryhmän tehtävänä on pitää huolta siitä, että eri toimijat tuottavat tietoalueelle yhdenmukaisia kuvauksia yhteentoimivuusmenetelmän ja terminologisen sanastotyön periaatteiden mukaisesti.

• Osaamiskeskuksen keskeisiä tehtäviä on eri tietoalueiden tekemän työn koordinointi, jotta sanastojen määrittely eri tietoalueilla tehdään yhdenmukaisten periaatteiden mukaisesti ja vältetään päällekkäistä työtä.

4 Sanastotyön käynnistäminen

Kun sisällöntuottajaorganisaatiolla on sanastoasiantuntija (terminologi tai vastaava osaaja) käytettävissään, varsinainen sanastotyö alkaa aihealueen eli substanssin asiantuntijoiden nimeämisellä. Nämä asiantuntijat kootaan yhteiseen määrittelysessioon. Määrittelysessioita pidetään tarvittaessa useampikin, eli niin monta kuin tarvitaan sanaston ja siihen sisältyvien käsitemäärittelyjen tuottamiseen.

Tarvittaessa myös Osaamiskeskuksen ja tietoalueen sanastotyöryhmän asiantuntijoita voi osallistua mallinnussessioon, sisällöntuottajaorganisaation itsensä lisäksi. On tärkeää varmistaa sanastotyön yhdenmukaisuus tietoalueen aiempien sanastomääritysten ja terminologisen sanastotyön periaatteiden kanssa. Laajempia sanastoja määriteltäessä on aiheellista sopia välitarkistuspisteitä tietoalueen asiantuntijoiden kanssa, jotta voidaan varmistaa työn eteneminen sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Sisällöntuottajaorganisaation määrittelysessioissa tehdään joko kokonaisten sanastojen määrittelyjä tai (osana jo olemassa olevaa sanastoa) yksittäisten käsitteiden määrittelyjä tai määrittelyjen tarkennuksia. Yhteentoimivuusmenetelmän mukaisessa määrittelytyössä pyritään hyödyntämään (uudelleenkäyttämään) aiemmin määriteltyjä sanastoja mahdollisimman paljon. Näin samoja tietomäärityksiä ei tarvitse tehdä moneen kertaan, vaan voidaan tehdä viittauksia jo aiemmin tehtyihin sanastoihin ja näiden käsitteisiin.

Sanastotyökalu tukee monikielisten määrittelyjen tekemistä. Sisällöntuottaja vastaa mahdollisesti tarvittavasta käännöstyöstä.

Yleisellä tasolla sanastotyön periaatteita on kuvattu muun muassa Sanastokeskuksen sivuilla, joten tässä keskitytään yhteentoimivuusmenetelmän periaatteisiin (katso esimerkiksi http://www.tsk.fi/tsk/fi/k%C3%A4yt%C3%A4nn%C3%B6n_ohjeita_sanastoty%C3%B6n_eri_vaiheisiin-340.html). 

Kun haluttujen käsitteiden määrittely on tehty seuraavassa luvussa  kuvatulla tavalla, määritellyt käsitteet (1 - n kpl) kootaan yhteen sanastoksi, joka lähetetään tietoalueen sanastotyöryhmän käsittelyyn -> katso alla luku 6

5 Yksittäisten käsitemäärittelyjen tekeminen

Jokaisen käsitteen määrittelyssä toistuvat seuraavat vaiheet:

1. Käsitteen määrittely alkaa tarkistamalla, onko käsitteelle jo olemassa valmis, sopiva määrittely jossain Sanastot-työkalun sanastossa.
   1. Mikäli sopiva käsite löytyy ja sen määritelmä vastaa täysin omaa tarvetta, riittää, että omaan sanastoon lisätään vain viittaus kyseiseen käsitemääritelmään (vrt. linkitetyssä datassa määritelmää ei kopioida, vaan siihen viitataan) -> siirry kohtaan 3
      Esimerkki: Julkisen hallinnon yhteisestä sanastosta löytyy käsite Henkilö, jonka määritelmä on seuraava: toimija, joka on ihminen. Mikäli tämä Julkisen hallinnon yhteisen sanaston määritelmä sopii määrittelijöiden käyttötarkoitukseen, voidaan viitata suoraan kyseisen sanaston käsitteeseen. 
   2. Mikäli käsitteen määritelmä ei suoraan sellaisenaan sovellu, voidaan sen pohjalta laatia oma, tarkennettu määritelmä. Lisätään määritelmään viittaus lähdekäsitteeseen -> siirry kohtaan 3
      Esimerkki: Halutaan määritellä käsite palvelunantaja. Se on Julkisen hallinnon yhteisen sanastossa on määritelty seuraavasti: toimija, joka järjestää, tuottaa tai toteuttaa palveluja. Mikäli tämä käsite sosiaalihuollossa halutaan tarkentaa, se voidaan sosiaalihuollon näkökulmasta määritellä tarkemmin (toimija, joka järjestää, tuottaa tai toteuttaa sosiaalipalveluja, terveyspalveluja tai sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä palveluja) ja viitataan käsitteen kuvauksessa, että se on tarkennettu Julkisen hallinnon yhteisen sanaston palvelunantaja-käsitteestä.
2. Mikäli sopivaa aiemmin määriteltyä käsitettä ei löydy, sisällöntuottaja tekee käsitteelle tarvitsemansa määritelmän itse. 
   
   1. Esimerkki: Sisällöntuottaja toteaa, ettei mopoautolle löydy yleistä määritelmää, ja tekee määritelmän itse (esim. kevyt nelipyöräinen moottorikäyttöinen ajoneuvo). 
3. Lisätään näin saatu määritelmä työn alla olevaan sanastoon.
4. Kun kaikki käsitemäärittelyt ovat valmiina, lähetetään niistä koostuva sanasto oman tietoalueen sanastotyöryhmän käsittelyyn (luku 6). 

6 Sanastotyöryhmän (STR) käsittely

Kunkin tietoalueen sanastotyöryhmän vastuulla on tarkastaa sille hyväksyttäväksi toimitetut sanastot.

1. Ensimmäiseksi tarkistetaan, onko sanastoehdotus laadittu ohjeiden ja linjausten mukaisesti.
   1. Mikäli sanasto on muodollisesti oikein laadittu -> siirry kohtaan STR-2
   2. Mikäli sanastossa on korjattavaa, se lähetetään takaisin laatijalleen korjausohjeiden kera, ja sanastotyöprosessi käynnistyy alusta - tosin sen läpivienti on nopeampaa kuin jos aloitettaisiin täysin alusta.
2. Seuraavaksi sanastotyöryhmä arvioi, onko käsittelyyn toimitetun sanaston tietosisältö määritelty siten, että se on yhdenmukainen tietoalueen muiden määrittelyjen kanssa ja onko tarjotulla sanastolla laajempaakin käyttöä - vai onko se sellainen, jota vain sen oma sisällöntuottajaorganisaatio tarvitsee?
   1. Mikäli sanastomääriykset tietosisältönsä puolesta kelpaavat sellaisinaan, eikä niille todeta tarvetta sisällöntuottajaorganisaationsa ulkopuolella, ne voidaan hyväksyä organisaation sisäiseksi sanastoksi -> siirry kohtaan STR-6
   2. Mikäli sanastolla tai sen yksittäisellä käsitemäärittelyllä arvioidaan olevan käyttöä koko julkishallinnossa tai se vaikuttaa soveltuvan paremmin toiselle tietoalueelle, nämä määrittelyt lähetetään YSR:n käsittelyyn -> siirry lukuun 7
3. Kun sanastoehdotuksen käsittely jatkuu omalla tietoalueella, STR arvioi, soveltuuko se tietoalueen käyttöön sellaisenaan vain onko sitä muokattava.
   1. Tarvittaessa STR muokkaa sanastoa tai sen yksittäisiä käsitemäärittelyjä niin, että sanasto/käsitemäärittely soveltuu paremmin koko tietoalueen käyttöön. 
4. Muokattu sanastoehdotus lähetetään kommenttikierrokselle.
   Saatujen kommenttien perusteella tietoalueen sanastotyöryhmä tekee tarvittavat muutokset. (Mikäli muutokset ovat merkittäviä, STR voi halutessaan lähettää sanastoehdotuksen uudelle kommenttikierrokselle.)
5. Lopuksi sanastotyöryhmä hyväksyy sanaston ja muuttaa sen tilaksi ”Voimassa oleva”.
   (Mikäli sanastoa ei hyväksytä, se palautuu takaisin sanastotyökäsittelyyn.)
   Tietoalue (eli sanastotyöryhmä) vastaa tässä yleistämisprosessissa muokattujen tai sellaisinaan hyväksyttyjen, yleistettyjen sanastojen ja/tai käsitemäärittelyjen ylläpidosta. Ne sanastot ja käsitemäärittelyt, joita STR ei katso tarpeellisiksi yleistää, jäävät sellaisinaan edelleen sisällöntuottajaorganisaationsa käyttöön ja vastuulle.
6. Sanastotyöryhmä ilmoittaa sisällöntuottajaorganisaatiolle läpikäytyjen sanastojen tai niistä yleistettyjen sanastojen ja käsitemäärittelyjen hyväksymisestä.
   
   

7 Ydinsanastoryhmän (YSR) käsittely 

YSR koordinoi kokonaisuutta ja käy läpi sille hyväksyttäväksi toimitetut sanastoehdotukset.

1. YSR tarkistaa ensimmäiseksi, mikä on ehdotetulle sanastolle soveltuvin tietoalue, tai tulisiko yksittäinen käsite-ehdotus lisätä Julkisen hallinnon yhteiseen sanastoon.
   1. Mikäli sanasto on lähetetty käsittelyyn esimerkiksi tietoalueelta A, mutta se tietosisältönsä perusteella sopii paremmin tietoalueelle B, YSR lähettää sanastoehdotuksen saatetietoineen tietoalueelle B, ja jossa sen käsittely alkaa uudelleen -> siirry lukuun 6
   2. Mikäli YSR on sitä mieltä, että sanastoehdotuksella ei ole yleisempää käyttöä sen enempää Julkisen hallinnon yhteisessä sanastossa kuin millään tietoalueellakaan, se lähettää sanaston/käsite-ehdotukset kommenttikierrokselle. -> siirry kohtaan YSR-5
2. Mikäli YSR katsoo, että käsitemääritelmän läpikäynti on sen vastuulla, tarkistetaan, onko käsitemääritelmä laadittu ohjeiden ja linjausten mukaisesti.
   1. Mikäli käsitemääritelmä on muodollisesti oikein laadittu, se lähetetään kommenttikierrokselle -> siirry kohtaan  YSR-5
   2. Mikäli käsitemääritelmässä on korjattavaa, se lähetetään takaisin laatijalleen korjausohjeiden kera, ja sanastotyöprosessi käynnistyy alusta.
3. Kun YSR arvioi, että käsitemäärittelyn käyttöalueena on koko julkishallinto, se ottaa sen omalle vastuulleen eli yleistää käsitteen määritelmineen osaksi Julkisen hallinnon yhteistä sanastoa.
   1. Mikäli käsitemäärittely tietosisältönsä puolesta kelpaa sellaisenaan, se hyväksytään -> siirry kohtaan YSR-5
4. Tarvittaessa YSR muokkaa käsitteen määrittelyä niin, että se soveltuu paremmin koko julkishallinnon käyttöön. 
5. Sanasto/käsitemäärittely lähetetään kommenttikierrokselle.
   Saatujen kommenttien perusteella YSR tekee mahdollisesti tarvittavat muutokset käsitemäärittelyyn. 
6. YSR hyväksyy sanaston/käsitemäärittelyn ja muuttaa sen tilaksi ”voimassa oleva”. 
7. Mikäli kyseessä on sisällöntuottajan tai tietoalueen sanasto, sanaston hyväksymisestä ilmoitetaan asianomaiselle sisällöstä vastaavalle organisaatiolle ja YSR:n käsittely päättyy tähän.
   Mikäli kyseessä on ydinsanastoon kuuluva käsite, YSR ilmoittaa sisällöntuottajaorganisaatiolle, että käsitemäärittely on hyväksytty muokatussa muodossa Julkisen hallinnon yhteiseen sanastoon. Jatkossa YSR vastaa tämän ydinkäsitemääritelmän ylläpidosta.