Koodistot-työkalu: Yhteentoimivuusmenetelmän mukainen toimintamalli koodistomäärittelyjen tuottamiseksi

LUONNOS

1 Taustaksi

Tällä sivulla kuvataan yhteentoimivuusmenetelmän mukainen tapa toteuttaa koodistojen määrittelyjä ja kuvauksia Koodistot-työkalulla, kun organisaatiolla on tarve hyödyntää tai julkaista tietosisältöjään yli organisaatiorajojen.

Tämä sivusto ei kuvaa Koodistot-työkalun käyttöä, vaan sen käyttöohje on oma dokumenttinsa.

Tässä dokumentissa on kuvattu myös periaatteet, joilla tietoalueet osallistuvat koodistomäärittelyjen hyväksymiseen. Mikäli tietoaluetta ei vielä ole perustettu/tietoalueen koodistotyöryhmä ei vielä ole toiminnassa, sen vastuulla olevan koodistojen arvioinnin ja hyväksynnän hoitaa toistaiseksi Osaamiskeskus (VRK:n YTI-tiimi). 

Alla koodistomäärittelyjen kuvausprosessi kokonaisuudessaan

Huom. Selkeyden vuoksi tässä vuokaaviokuvauksessa ei ole mukana koodiston hylkäämistä eikä prosessin keskeytymistä tai päättymistä. (Sisällöntuottaja voi tarvittaessa keskeyttää prosessin missä vaiheessa tahansa.)

2 Käyttöoikeudet

Mikäli organisaatio haluaa tuoda koodistonsa Yhteentoimivuusalustalle, mutta ei vielä ole rekisteröitynyt sisällöntuottajaksi eli Yhteentoimivuusalustan käyttäjäksi, on sen ensimmäiseksi haettava alustan käyttöoikeutta VRK:lta. 

VRK antaa uudelle sisällöntuottajaorganisaatiolle ohjeistuksen Yhteentoimivuusalustan periaatteista ja yhteistyömallista (mm. tietoalueiden rooli kokonaisuudessa, hyväksymiskäytännöt yms.)

Tämän jälkeen VRK antaa käyttöoikeudet sisällöntuottajaorganisaation pääkäyttäjälle, joka puolestaan antaa käyttöoikeuksia oman organisaationsa muille käyttäjille.

Käyttöoikeudet saatuaan sisällöntuottajaorganisaatio pääsee tuottamaan sisältöjä Koodistot-työkalulla, mutta myös muilla Yhteentoimivuusalustan työkaluilla (Tietomallit ja Sanastot).

3 Koodistojen määrittelyosaamisen hankkiminen

Mikäli sisällöntuottajaorganisaatiolla ei ole kokemusta Koodistot-työkalun käytöstä, sen kannattaa ottaa yhteyttä Osaamiskeskukseen ja pyytää tukea koodistojen määrittelyyn.

Osaamiskeskus järjestää Yhteentoimivuusalustan ja sen työvälineiden käytöstä koulutusta ja tukee käyttäjiä alustan käytössä, erityisesti teknisissä ongelmissa. Se myös koordinoi Yhteentoimivuusalustan soveltamista eri tietoalueilla ja tukee niiden välistä yhteistyötä. Tarvittaessa Osaamiskeskus auttaa sisällöntuottajaa löytämään sopivia koodistomäärittelyjen osaajia (mm. kuvaa, minkä tyyppistä osaamista näiltä edellytetään).

Eri tietoalueille on nimetty koodistotyöryhmiä (intressiryhmiä), joiden tehtävänä on tukea oman aihealueensa koodistojen määrittelyä, koodistojen hallinnointia (mm. versiointi) ja oman tietoalueensa organisaatioiden yhteistyötä.

• Käynnistysvaiheessa vuonna 2018 osaamiskeskus järjestää tukea itse koodistojen määrittelyyn, mutta jatkossa opastus ja tuki siirtyy enemmän tietoalueiden vastuulle.

Tarvittaessa osaamiskeskus ottaa yhteyttä asianomaiseen koodistotyöryhmään, jonka tehtävänä on tarjota apua omaan tietoalueeseensa kuuluville toimijoille. Tällaisen koodistotyöryhmän tehtävänä on pitää huolta siitä, että eri toimijat tuottavat tietoalueelle yhdenmukaisia kuvauksia yhteentoimivuusmenetelmän ja koodistojen määrittelyperiaatteiden mukaisesti.

• Osaamiskeskuksen keskeisiä tehtäviä on eri tietoalueiden tekemän työn koordinointi, jotta koodistojen määrittely eri tietoalueilla tehdään yhdenmukaisten periaatteiden mukaisesti ja vältetään päällekkäistä työtä.

4 Koodistomäärittelyjen käynnistäminen

Kun sisällöntuottajaorganisaatiolla on koodistojen määrittelyn asiantuntija käytettävissään, varsinainen määrittelytyö alkaa aihealueen eli substanssin asiantuntijoiden nimeämisellä. Nämä asiantuntijat kootaan yhteiseen määrittelysessioon. Määrittelysessioita pidetään tarvittaessa useampikin, eli niin monta kuin tarvitaan koodiston ja siihen sisältyvien koodi(arvoj)en tuottamiseen.

Tarvittaessa myös Osaamiskeskuksen ja tietoalueen koodistotyöryhmän asiantuntijoita voi osallistua mallinnussessioon, sisällöntuottajaorganisaation itsensä lisäksi. On tärkeää varmistaa määrittelytyön yhdenmukaisuus tietoalueen aiempien koodistojen ja koodistojen määrittelyn periaatteiden kanssa. Laajoja koodistoja määriteltäessä on aiheellista sopia välitarkistuspisteitä tietoalueen asiantuntijoiden kanssa, jotta voidaan varmistaa työn eteneminen sovittujen periaatteiden mukaisesti.

Yhteentoimivuusmenetelmän mukaisessa määrittelytyössä pyritään hyödyntämään (uudelleenkäyttämään) aiemmin määriteltyjä koodistoja mahdollisimman paljon. Näin samoja tietomäärityksiä ei tarvitse tehdä moneen kertaan, vaan voidaan tehdä viittauksia jo aiemmin tehtyihin koodistoihin. Ensimmäinen vaihe siis on tarkistaa, onko jossain jo aiemmin tehty omaan käyttötarpeeseen sopiva koodisto ja hyödyntää sitä sellaisenaan. Mikäli täsmälleen omaan tarpeeseen sopivaa koodistoa ei löydy, tarkistetaan, voidaanko jo olemassa olevasta koodistosta hyödyntää jotain osuutta, jolloin tarvitsee määritellä vain siitä puuttuvat osuudet. Tällöin siis tuotetaan olemassaolevasta koodistosta uusi variantti. Koodistojen osalta on muistettava, että yksikin muutos tekee koodistosta variantin, jotta eri koodistojen eheys voidaan varmistaa. Vaikka jokin koodisto poistettaisiin aktiivisesta käytöstä - esimerkiksi koska tästä samasta koodistosta on tuotettu uusi versio - jätetään myös koodiston vanha versio referenssisyistä saataville. (Joskin sen tilakoodi muutetaan

Mikäli mikään aiempi koodisto ei sovellu sisällöntuottajan tarpeisiin, tuotetaan uusi koodisto.

Kun halutut koodit(koodiarvot on määritelty seuraavassa luvussa kuvatulla tavalla, määritellyt koodit (1 - n kpl) kootaan yhteen koodistoksi, joka lähetetään tietoalueen koodistotyöryhmän käsittelyyn -> katso alla luku 6

5 Yksittäisten koodimäärittelyjen tekeminen

Jokaisen koodin määrittelyssä toistuvat seuraavat vaiheet:

1. Onko käsitteelle jo olemassa sopiva määrittely jossain Sanastot-työkalun sanastossa.
   1. Mikäli sopiva käsite löytyy ja sen määritelmä vastaa täysin omaa tarvetta, riittää, että koodin määritelmässä viitataan kyseiseen käsitemääritelmään -> siirry kohtaan 3
      Esimerkki: Julkisen hallinnon yhteisestä sanastosta löytyy käsite Henkilö, jonka määritelmä on seuraava: toimija, joka on ihminen. Mikäli tämä Julkisen hallinnon yhteisen sanaston määritelmä sopii määrittelijöiden käyttötarkoitukseen, voidaan viitata suoraan kyseisen sanaston käsitteeseen. 
   2. Mikäli käsitteen määritelmä ei suoraan sellaisenaan sovellu, voidaan sen pohjalta laatia oma, tarkennettu määritelmä. Lisätään määritelmään viittaus lähdekäsitteeseen -> siirry kohtaan 3
      Esimerkki: Halutaan määritellä käsite palvelunantaja. Se on Julkisen hallinnon yhteisen sanastossa on määritelty seuraavasti: toimija, joka järjestää, tuottaa tai toteuttaa palveluja. Mikäli tämä käsite sosiaalihuollossa halutaan tarkentaa, se voidaan sosiaalihuollon näkökulmasta määritellä tarkemmin (toimija, joka järjestää, tuottaa tai toteuttaa sosiaalipalveluja, terveyspalveluja tai sosiaali- ja terveydenhuollon yhteisiä palveluja) ja viitataan käsitteen kuvauksessa, että se on tarkennettu Julkisen hallinnon yhteisen sanaston palvelunantaja-käsitteestä.
2. Mikäli sopivaa aiemmin määriteltyä käsitettä ei löydy, sisällöntuottaja tekee käsitteelle tarvitsemansa määritelmän itse. 
   
   1. Esimerkki: Sisällöntuottaja toteaa, ettei mopoautolle löydy yleistä määritelmää, ja tekee määritelmän itse (esim. kevyt nelipyöräinen moottorikäyttöinen ajoneuvo). 
3. Lisätään näin saatu määritelmä työn alla olevaan sanastoon.
4. Kun kaikki käsitemäärittelyt ovat valmiina, lähetetään niistä koostuva sanasto oman tietoalueen sanastotyöryhmän käsittelyyn (luku 6). 

6 Tietoalueen koodistotyöryhmän (TA-KTR) käsittely

Kunkin tietoalueen koodistotyöryhmän vastuulla on tarkastaa sille hyväksyttäväksi toimitetut koodistot.

1. Ensimmäiseksi tarkistetaan, onko koodistoehdotus laadittu ohjeiden ja linjausten mukaisesti.
   1. Mikäli koodisto on muodollisesti oikein laadittu -> siirry kohtaan TA-KTR-2
   2. Mikäli koodistossa on korjattavaa, se lähetetään takaisin laatijalleen korjausohjeiden kera, ja koodistotyöprosessi käynnistyy alusta - tosin sen läpivienti on nopeampaa kuin jos aloitettaisiin täysin alusta.
2. Seuraavaksi koodistotyöryhmä arvioi, onko käsittelyyn toimitetun koodiston tietosisältö määritelty siten, että se on yhdenmukainen tietoalueen muiden määrittelyjen kanssa ja onko tarjotulla koodistolla laajempaakin käyttöä - vai onko se sellainen, jota vain sen oma sisällöntuottajaorganisaatio tarvitsee?
   1. Mikäli koodistomääriykset tietosisältönsä puolesta kelpaavat sellaisinaan, eikä niille todeta tarvetta sisällöntuottajaorganisaationsa ulkopuolella, ne voidaan hyväksyä organisaation sisäiseksi koodistoksi -> siirry kohtaan TA-KTR-6
   2. Mikäli koodistolla arvioidaan olevan käyttöä koko julkishallinnossa tai se vaikuttaa soveltuvan paremmin toiselle tietoalueelle, nämä määrittelyt lähetetään julkishallinnon KTR:n käsittelyyn -> siirry lukuun 7
3. Kun koodistoehdotuksen käsittely jatkuu omalla tietoalueella, TA-KTR arvioi, soveltuuko se tietoalueen käyttöön sellaisenaan vai onko sitä muokattava.
   1. Tarvittaessa TA-KTR muokkaa koodistoa niin, että koodisto soveltuu paremmin koko tietoalueen käyttöön. 
4. Muokattu koodistoehdotus lähetetään kommenttikierrokselle.
   Saatujen kommenttien perusteella tietoalueen koodistotyöryhmä tekee tarvittavat muutokset. (Mikäli muutokset ovat merkittäviä, TA-KTR voi halutessaan lähettää koodistoehdotuksen uudelle kommenttikierrokselle.)
5. Lopuksi tietoalueen koodistotyöryhmä hyväksyy koodiston ja muuttaa sen tilaksi ”Voimassa oleva”.
   (Mikäli koodistoa ei hyväksytä, se palautuu takaisin koodistoprosessiin.)
   Tietoalue (eli koodistotyöryhmä) vastaa tässä yleistämisprosessissa muokattujen tai sellaisinaan hyväksyttyjen, yleistettyjen koodistojen ylläpidosta. Ne koodistot, joita TA-KTR ei katso tarpeellisiksi yleistää, jäävät sellaisinaan edelleen sisällöntuottajaorganisaationsa käyttöön ja vastuulle.
6. Tietoalueen koodistotyöryhmä ilmoittaa sisällöntuottajaorganisaatiolle läpikäytyjen koodistojen hyväksymisestä.
   
   

7 Ydinsanastoryhmän (YSR) käsittely 

YSR koordinoi kokonaisuutta ja käy läpi sille hyväksyttäväksi toimitetut sanastoehdotukset.

1. YSR tarkistaa ensimmäiseksi, mikä on ehdotetulle sanastolle soveltuvin tietoalue, tai tulisiko yksittäinen käsite-ehdotus lisätä Julkisen hallinnon yhteiseen sanastoon.
   1. Mikäli sanasto on lähetetty käsittelyyn esimerkiksi tietoalueelta A, mutta se tietosisältönsä perusteella sopii paremmin tietoalueelle B, YSR lähettää sanastoehdotuksen saatetietoineen tietoalueelle B, ja jossa sen käsittely alkaa uudelleen -> siirry lukuun 6
   2. Mikäli YSR on sitä mieltä, että sanastoehdotuksella ei ole yleisempää käyttöä sen enempää Julkisen hallinnon yhteisessä sanastossa kuin millään tietoalueellakaan, se lähettää sanaston/käsite-ehdotukset kommenttikierrokselle. -> siirry kohtaan YSR-5
2. Mikäli YSR katsoo, että käsitemääritelmän läpikäynti on sen vastuulla, tarkistetaan, onko käsitemääritelmä laadittu ohjeiden ja linjausten mukaisesti.
   1. Mikäli käsitemääritelmä on muodollisesti oikein laadittu, se lähetetään kommenttikierrokselle -> siirry kohtaan  YSR-5
   2. Mikäli käsitemääritelmässä on korjattavaa, se lähetetään takaisin laatijalleen korjausohjeiden kera, ja sanastotyöprosessi käynnistyy alusta.
3. Kun YSR arvioi, että käsitemäärittelyn käyttöalueena on koko julkishallinto, se ottaa sen omalle vastuulleen eli yleistää käsitteen määritelmineen osaksi Julkisen hallinnon yhteistä sanastoa.
   1. Mikäli käsitemäärittely tietosisältönsä puolesta kelpaa sellaisenaan, se hyväksytään -> siirry kohtaan YSR-5
4. Tarvittaessa YSR muokkaa käsitteen määrittelyä niin, että se soveltuu paremmin koko julkishallinnon käyttöön. 
5. Sanasto/käsitemäärittely lähetetään kommenttikierrokselle.
   Saatujen kommenttien perusteella YSR tekee mahdollisesti tarvittavat muutokset käsitemäärittelyyn. 
6. YSR hyväksyy sanaston/käsitemäärittelyn ja muuttaa sen tilaksi ”voimassa oleva”. 
7. Mikäli kyseessä on sisällöntuottajan tai tietoalueen sanasto, sanaston hyväksymisestä ilmoitetaan asianomaiselle sisällöstä vastaavalle organisaatiolle ja YSR:n käsittely päättyy tähän.
   Mikäli kyseessä on ydinsanastoon kuuluva käsite, YSR ilmoittaa sisällöntuottajaorganisaatiolle, että käsitemäärittely on hyväksytty muokatussa muodossa Julkisen hallinnon yhteiseen sanastoon. Jatkossa YSR vastaa tämän ydinkäsitemääritelmän ylläpidosta.